Elektronische Signaturen für Personaldienstleister
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Elektronische Signaturen für Personaldienstleister

Kurzfristige Arbeitseinsätze gehören zum Alltag von Personaldienstleistern dazu. Ist der passende Arbeitnehmer gefunden, gilt es, so schnell wie möglich die notwendigen Dokumente zu unterzeichnen. Dank der Signaturlösung von SwissSign kann dieser Prozess elektronisch abgewickelt werden – ohne Postversand und persönliche Vorsprache. So dass die unterzeichneten Dokumente in jedem Fall vor Arbeitsbeginn vorliegen.

Formvorschrift von Arbeitsverträgen

Arbeitsverträge sind grundsätzlich nicht an eine Formvorschrift gebunden (Art. 320 OR). Sie können schriftlich oder mündlich abgeschlossen werden – auch wenn in diesem Fall fast immer ein schriftlicher Vertrag zu empfehlen ist. Es gibt jedoch einzelne Ausnahmen. So gilt für Temporärverträge das Arbeitsvermittlungsgesetz (AVG). Gemäss Art. 19 AVG müssen Personalverleiher in der Regel einen schriftlichen Vertrag mit dem Arbeitnehmer abschliessen. Dasselbe gilt für den Verleihvertrag, der zwischen dem Verleiher und dem Arbeitgeber geschlossen wird (Art. 22 AVG).

Exkurs: Die verschiedenen Arbeitsverträge

  • Verleihvertrag: Der Verleihvertrag wird zwischen dem Personaldienstleister und dem Arbeitgeber – also dem Einsatzbetrieb – abgeschlossen. Er regelt die Bedingungen und Konditionen, wenn ein Arbeitnehmer für einen temporären Arbeitseinsatz überlassen wird.

  • Rahmenarbeitsvertrag: Der Rahmenarbeitsvertrag wird zwischen dem Personaldienstleister und dem Arbeitnehmer abgeschlossen. Er ist die Grundlage und regelt die allgemeinen Arbeitsbedingungen für alle temporären Einsätze, die der Arbeitnehmer übernehmen wird.

  • Einsatzvertrag: Auch der Einsatzvertrag wird zwischen dem Personaldienstleister und dem Arbeitnehmer abgeschlossen. Dieser Vertrag ist in der Regel befristet und bezieht sich nur auf einen spezifischen Einsatz. Er beinhaltet Ergänzungen zum Rahmenarbeitsvertrag.

  • Temporärer Arbeitsvertrag: Ein temporärer Arbeitsvertrag kommt zustande, wenn sowohl der Rahmenarbeitsvertrag als auch ein Einsatzvertrag unterzeichnet sind.

Die Herausforderung: kurzfristige Anstellungen

Normalerweise müssen die unterzeichneten Verträge vorliegen, bevor die Arbeit aufgenommen wird. Ist dies aus zeitlichen Gründen nicht möglich, können sie auch nachträglich zum nächstmöglichen Zeitpunkt schriftlich abgefasst und unterzeichnet werden. Das definiert die Verordnung über die Arbeitsvermittlung und den Personalverleih (AVV) im Artikel 48 für Arbeitsverträge und im Artikel 50 für Verleihverträge. Dies ist jedoch für alle drei Parteien aus Gründen der Sicherheit nicht zu empfehlen.

Gut zu wissen: Eine Ausnahme bilden Arbeitseinsätze von weniger als sechs Stunden. In diesen Fällen ist nicht zwingend ein schriftlicher Verleihvertrag notwendig.

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Die Lösung: Signaturlösung von SwissSign

Dank elektronischer Signaturen ist es nicht mehr nötig, die Arbeitsverträge auszudrucken und in Papier-Form per Post an den Einsatzbetrieb und den Arbeitnehmer zu senden. Da die Dokumente elektronisch versendet werden, ist eine schnelle Unterzeichnung der Dokumente durch alle beteiligten Parteien möglich. Die Dokumente können mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet werden, welche der handschriftlichen Signatur gleichgestellt ist (Art. 14, Abs. 2bis OR).

So funktioniert’s

  • Der Personaldienstleister lädt das zu signierende Dokumente im Signaturraum hoch oder generiert dies direkt im ERP. Er lädt die involvierten Parteien zur Signatur ein.

  • Die Signierenden werden per E-Mail oder Push-Benachrichtigung über die Signaturanfrage informiert.

  • Die Signierenden unterzeichnen mit wenigen Klicks – entweder im Signaturraum von SwissSign oder direkt in der Umgebung des Personaldienstleisters.

Sollte eine der eingeladenen Personen noch kein SwissID-Konto mit geprüfter Identität haben, kann dies in wenigen Minuten erledigt werden. Die einmalig notwendige Identitätsprüfung kann unkompliziert via SwissID App durchgeführt werden.

Signaturlösung für Personaldienstleister – ohne ERP-Integration

Die Ready-to-Go-Lösung von SwissSign kann sofort und ohne jeglichen Integrationsaufwand in Betrieb genommen werden. Der Personaldienstleister lädt die zu unterzeichnenden Dokumente über den Signaturraum von SwissSign hoch und lädt die anderen Vertragsparteien in der gewünschten Reihenfolge per E-Mail zur Signatur ein. Die anderen Vertragsparteien – in diesem Fall der Einsatzbetrieb und der Arbeitnehmer, unterzeichnen die Dokumente danach mit wenigen Klicks. Entweder über den Desktop oder über die SwissID App. Sie nutzen die Signaturlösung, ohne dass für sie Kosten entstehen. Die Abrechnung erfolgt direkt über den Signatur-Steller, hier der Personaldienstleister.

Signaturlösung für Personaldienstleister – mit ERP-Integration

Die Integrationslösung von SwissSign lässt sich über eine Rest-API einfach und nahtlos in ERP-Systeme/Drittanwendungen integrieren. Die Vertragsdokumente werden direkt in der ERP-Software generiert. Dort legt der Personaldienstleister zudem fest, in welcher Reihenfolge die anderen Vertragsparteien unterzeichnen sollen. Die Dokumente werden danach automatisiert mit allen relevanten Informationen an die Signaturlösung übergeben. Die anderen Vertragsparteien unterzeichnen diese mit wenigen Klicks in der Umgebung oder im Portal des Personaldienstleisters. Wurden die Dokumente signiert, werden sie innert wenigen Sekunden an den Personaldienstleister übermittelt. Sie sind gemäss vordefinierter Struktur einheitlich benannt, was die Ablage erleichtert.

Die Vorteile von elektronischen Signaturen

  • Effizienter arbeiten: Sie gestalten Ihre Prozesse zeitsparend, papierlos und ganz ohne Medienbrüche. Sie digitalisieren Ihre Workflows.

  • Kosten senken: Sie senken Kosten für Druck und Versand und benötigen weniger Ressourcen und Zeit für die gleichen Aufgaben.

  • Sicherheit erhöhen: Gewährleistung von Authentizität und Integrität. Signatur von bekanntem Absender erstellt und Dokument nachträglich nicht verändert.

  • Papierlos und ökologisch: Sie unterschreiben komplett papierlos und verbessern damit Ihren ökologischen Fussabdruck nachhaltig und langfristig.

  • Gerüstet für die Zukunft: Effizienzsteigerung von nachgelagerten Prozessen. Option zum Aufbau weiterer vertrauenswürdiger, digitaler Dienste.